지난 13일, 판교 경기문화창조허브에서 ‘9.G-HUB 12월의 원데이클래스’가 개최됐다. 세컨드브레인 연구소와 인터렉티브 북스의 대표인 이임복 씨가 ‘업무효율 200% 올리는 방법’을 주제로 강연했다. 이임복 대표는 도서 <디지털 정리의 기술>, <4차산업혁명의 시대, 2019 IT 트렌드를 읽다>를 펴내기도 했다. 또 여러 기업, 공공기관 등에 자문을 다닌다.





이임복 대표는 이날 강연에서 ‘스마트 워크, 워크 스마트(Smart Work, Work Smart)’를 핵심어로 잡고, 효율적으로 일을 잘 하는 방법에 대해 설명했다. 그는 ‘워라밸’, 즉 ‘워크 앤 라이프 밸런스(Work and Life Balance)’에 대해 “일(Work)과 삶(Life)을 따로 보는 것은 맞지 않다”며 “삶 안에 일도 포함되어 있는 것”이라고 말했다. 그러므로 “삶(Life) 속에서 일(Work)과 가정(Family)이 균형을 이뤄야 한다”고 말했다. 또한, ‘워크 밸런스(Work Balance)’가 중요하다며 조직이 작을 때일수록, 처음 시작하는 조직(스타트업)일수록 효율적으로 일하는 방법을 연습해야 한다고 말했다. 이미 기성화 된 조직은 새로운 방식을 받아들이기가 쉽지 않기 때문이다.







그는 ‘스마트 워크, 워크 스마트’를 ‘정해진 시간 내에 일을 빨리 끝내는 것’으로 정의했다. 여기에는 ‘정해진 시간’과 ‘일을 빨리 끝내는 것’이라는 두 가지 핵심어구가 나온다. ‘정해진 시간’은 ‘시간·일정관리’를 의미하고 ‘일을 빨리 끝내는 것’은 ‘업무관리’를 의미한다. 그는 시간·일정관리와 업무관리 방법에 대해 차근차근 설명했다.

■ 시간·일정관리
시간관리에 있어 자신이 주도권을 잡는 것이 중요하다. 미팅 약속을 잡을 때 상대방에게 날짜와 시각을 정하게 두기 보다는 우선 내 스케줄을 확인한 뒤 내가 되는 시간으로 상대방에게 선택지를 주는 것이 좋다. 예컨대, 화요일과 금요일에 시간이 된다면 “화요일, 금요일 중에 언제 시간 되세요?”와 같이 물을 수 있다. 그러면 나와 상대방의 시간을 모두 고려하는 것이 되어 서로에게 좋다. 이렇듯 약속을 잡을 때는 상대에게 양보하기보다 내가 주도권을 잡은 뒤 상대방에게 선택지를 제시하는 것이 효과적이다.

약속 날짜와 시각이 잡혔다면 장소를 잡아야 한다. 장소도 일시와 마찬가지로 선택지를 준 뒤 상대방에게 고르라고 하는 것이 좋다. 보통 일시만 정하고 장소는 그때 봐서 정하자는 사람들이 많은데, 매우 비효율적인 방식이다. 다음에 만나기로 해놓고 일시를 정하지 않는 것, 장소를 정하지 않는 것 모두 추후에 한 번 더, 혹은 여러 번 더 “누구랑 만나기로 했는데, 언제쯤 만날까, 어디서 만날까”와 같은 생각을 하게 만든다. 만나기로 한 것을 계속해서 마음에 담아둬야 하는 단점이 있고, 정말 급할 때 발을 동동 구르게 되는 상황이 생길 수 있으므로 말이 나왔을 때 바로 구체적인 약속을 잡는 것이 좋다.

일시와 장소를 정한 뒤에는 즉시 적어놓아야 한다. 우리의 머리는 정말 중요한 생각과 일에 사용해야 하므로 자질구레한 생각은 우리의 ‘두 번째 뇌’인 ‘캘린더’에 적어놓는 것이 좋다. 이임복 대표가 자신이 운영하는 연구소 이름을 ‘세컨드브레인’으로 정한 이유도 중요하진 않지만 잊어서도 안 될 생각을 캘린더, 다이어리 등의 두 번째 뇌에 비우는 것의 중요성을 강조해서다. 종이 다이어리, 스마트폰 캘린더 등 여러 가지 방법이 있겠지만, 이임복 대표는 ‘구글 캘린더(Google Calender)’를 추천했다. 안드로이드와 아이폰 모두에서 가능하고, 스마트폰과 웹 모두에서 가능하기 때문이다. 구글 캘린더를 이용해 조직의 일정을 관리할 때는 컴퍼니 캘린더(Company Calender)를 만들어 전 직원의 일정을 공유하도록 하는 것이 좋다.

명확한 커뮤니케이션도 중요하다. 우리는 어떤 일을 지시하거나 부탁할 때 ‘오늘 중으로’와 같은 표현을 사용하곤 한다. 그 말을 들은 상대방은 그 부탁을 별로 중요치 않은 것으로 여겨 오늘 밤 자정이 되기 직전에 처리할 수도 있다. 그 일을 부탁한 사람은 사실 급한 일이었는데 명확하지 않은 커뮤니케이션으로 인해 쓸데없는 시간을 낭비하고 감정을 소모하게 될 수도 있는 것이다. 그러므로 몇 시까지 내가 이 자료가 필요한지, 혹은 몇 시까지 이 일을 처리해줘야 하는지 정확하게 이야기할 필요가 있다.







■ 업무관리

효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 툴을 몇 가지 소개했다. 국내에서 개발된 업무용 메신저 ‘잔디(JANDI)’와 해외에서 개발된 ‘슬랙(Slack)’은 카카오톡보다 훨씬 더 효과적으로 동료들과 소통하고, 업무를 처리할 수 있게 하는 툴이다. 카카오톡으로 방을 만들면 그 방이 밀려 내려가기도 하고, 일정기간이 지나면 이미지를 볼 수 가 없게 되는 등 업무를 처리하는 데 있어 단점이 있다. 잔디와 슬랙 같은 업무용 메신저는 그런 불편함 없이 동료들과 효율적으로 소통하며 업무를 처리할 수 있게 한다.

두 가지 ‘할 일 관리’ 툴도 소개 했다. 첫 번째로 마이크로소프트사의 ‘To-Do’다. 해야 할 일을 적어놓고, 처리한 일은 체크해 삭제시킨다. 즉시 할 필요가 없는 일은 알람을 설정해놓을 수도 있다. 두 번째로 ‘트렐로(Trello)’라는 칸반 보드 프로그램이다. 영화를 보면 칠판에 아이디어를 막 적어놓기도 하고, 포스트잇에 아이디어를 적어 벽에 붙이기 한다. 그런 것처럼 자신이 처리해야 할 일을 키워드로 적어 웹상의 가상보드에 붙여놓는 것이다. 이임복 대표는 이 트렐로를 아주 유용하게 쓰고 있다고 말했다.

다음으로 ‘문서관리’ 툴도 소개했다. 첫 번째로 ‘구글 드라이브’다. 구글 드라이브의 장점은 여러 명이 한 곳에 접속해 문서를 함께 작성할 수 있다는 것이다. 구글 드라이브를 이용하면 주간회의록을 작성할 때 한 사람이 모든 직원으로부터 이메일을 받아 복사, 붙이기하며 회의록을 다시 작성할 필요가 없다. 각자 구글 드라이브에 접속해 자신이 맡은 업무 내용을 회의록에 직접 작성할 수 있어 불필요한 시간 낭비가 없어지고 효과적이다. 이외에 마이크로소프트의 ‘원드라이브(OneDrive)’도 추천했다.

마지막으로 ‘정보관리’ 툴로 ‘피들리(Feedly)’를 소개했다. 피들리는 내가 어떤 키워드를 설정해놓으면 그 키워드가 들어간 모든 기사를 다 수집해 담아주는 보관함 같은 툴이다. 일일이 검색 포탈에 기사를 검색하지 않아도 알아서 관심 있는 기사를 찾아주므로 쓸데없는 시간낭비를 줄일 수 있다. 키워드 말고도 언론사를 등록해놓으면 그 언론사의 모든 기사를 담아주기도 한다.







이날 ‘9.G-HUB 12월의 원데이클래스’에는 스타트업 대표, 공공기관 직원, 직장인 등 여러 사람이 자리했다. 눈이 왔는데도 불구하고 평소보다 더 많은 사람이 참석했다. 모두들 이임복 대표가 소개하는 유용한 툴을 필기하기도 하며 귀 기울여 강연을 들었다.

이임복 대표는 강연을 마치며 오늘 강연을 듣고 많은 분들이 회사에 새로운 시스템을 도입할 마음을 가졌을지도 모르겠다고 말했다. 그러나 “‘어떤 도구가 좋다는데 써볼까?’라는 마음으로 시작하면 머지않아 그만 쓰게 된다”며 “우선 내가 하는 일 중 어떤 일이 불필요하게 시간을 많이 잡아먹는지 고민해보고, 그 후에 그것을 해결해줄 도구를 찾기 바란다”고 당부했다.

기자는 부모님과 이번 강연에 함께 참석했다. 어머니께서는 “퇴근하고 피곤해서 강연 때 졸 줄 알았는데 강연자가 말을 굉장히 잘 해서 정말 집중해서 잘 들었다”고 소감을 밝혔다. 아버지는 “경기도에 이런 강연이 있는 줄 몰랐는데 처음 참석해봤다. 정말 유익했다”며 “다음에 또 참석하고 싶다”고 말했다.

2019년 새해에는 모든 직장에서 ‘스마트 워크, 워크 스마트’가 실현되기를 기대한다. 또 경기도민에게 유익한 이런 강연이 2019년에도 계속되길 기원한다.